ست اداری به سازمان نظم می‌بخشد

همه ادارات، شرکت‌ها یا به طور کلی هر مجموعه سازمان‌یافته‌ای به برگه‌هایی تحت عنوان اوراق اداری نیاز دارد که نامه‌ها، یادداشت‌ها، مکاتبات و بروکراسی را انجام دهند. حال اگر هرکدام از این برگه‌ها سایز و شکل و جنس متفاوتی با یکدیگر داشته باشند، نوعی بی‌نظمی و آشفتگی در سیستم و نیز بایگانی اوراق به وجود خواهد آمد. از این رو داشتن اوراق اداری مختص به سازمان دارای اهمیت بسیاری است. اوراق اداری یا ست اداری موجب ایجاد برندینگ سازمانی و تاثیر مثبت بر ذهنیت مشتری می‌شود.

اوراق اداری چیست؟

اوراق اداری شامل سربرگ‌ها، کارت ویزیت، پاکت نامه، فاکتور و موارد این چنینی است. برگه‌های یادداشت و چک‌نویس نیز از قسمت‌های اضافی سایر اوراق به دلیل جلوگیری از اسراف و کاهش هزینه‌ها، جزء اوراق اداری به حساب می‌آیند. استفاده از اوراق اداری موجب سازمان‌یافتگی سیستم و همچنین حرفه‌ای نمایاندن سازمان به مخاطبان و مشتریان است. سبک و طرح اوراق اداری با توجه به در نظر گرفتن رنگ سازمانی و نوع فعالیت شرکت، اصول و قواعد طراحی اوراق اداری و همچنین سلیقه و خلاقیت طراح، مشخص می‌شود.

کاربرد اوراق اداری

سربرگ‌ها که جزئی از اوراق اداری محسوب می‌شوند، جهت مکاتبات اداری و نامه‌های اداری و رسمی، کارت ویزیت برای معرفی و تبادل اطلاعات در یک ارتباط دو طرفه و پاکت نامه به منظور بروکراسی در مکاتبات اداری بین دو سازمان‌ به کار می‌رود. همچنین از برگه‌های یادداشت برای نوشتن برنامه‌ریزی‌های روزانه و غیررسمی، از فاکتور برای مبادلات تجاری و اتوماسیون، از فولدر برای بایگانی اطلاعات و لیبل و سی‌دی و دی‌وی‌دی برای ارائه آموزش‌های لازم به کارمندان استفاده می‌شود.

مزایای طراحی اوراق اداری

1. داشتن اوراق اداری به سازمان نظم و ترتیب می‌بخشد.
2. ایجاد هماهنگی بین اجزا موجب می‌شود که کارمندان احساس راحتی و امنیت بیشتری در محیط کار داشته باشند.
3. به سازمان زیبایی و هویت بخشیده می‌شود.
4. نوعی وجهه و اعتبار تجاری به برند اعطا می‌شود.
5. اوراق اداری از کپی شدن اسناد و اوراق شرکت جلوگیری می‌کند.
6. بین اجزاء و وسایل شرکت هارمونی ایجاد می‌شود.

طراحی اوراق اداری به چه کسی سپرده شود؟

طراح اوراق اداری باید خلاق و در عین حال آشنا با قوانین سازمانی باشد تا بتواند با خلاقیت و در نظر گرفتن استانداردها، سازمان را در دستیابی به اهدافش یاری دهد. اگر طراحی‌ با استاندارد های روز دنیا منطبق نباشد، نه تنها تاثیرگذاری مثبت بر سازمان را از دست می‌دهد بلکه باعث بروز سوء تفاهم و برداشت های نادرست خواهد شد. قسمتی که عکس، جای تمبر، لوگوی سازمان، شماره تلفن و آدرس باید قرار بگیرد، لازم است که مطابق با استانداردهای طراحی انجام شود. انطباق طراحی ست اوراق اداری با اصول صفحه‌آرایی، موجب جلب توجه بیننده به مطالب می‌شود. به عنوان مثال برای طراحی و چاپ اوراق اداری سالنامه ارشک، هرمس یا اوراق اداری هما، می‌بینیم که همخوانی پالت رنگی با طراحی ساده و مینیمال، چطور ترکیبی زیبا و هماهنگ به وجود آورده است.

ست اوراق اداری شامل چه چیزهایی است؟

در طراحی اوراق اداری، وجود هماهنگی بصری در تمامی محصولات، امری ضروری است. یعنی یک هویت مشخص و هارمونی باید بین سربرگ، کارت ویزیت، پاکت نامه، کارت پرسنلی و سایر اوراق اداری موجود باشد. این هویت بصری می‌تواند از طریق عناصر بصری تزیینی مشترک یا پالت رنگی و چیدمان مشابه ایجاد شود.

1. سربرگ برای مکاتبات و نگارش نامه‌های اداری و رسمی
2. کارت ویزیت برای معرفی شغل و ارائه راه‌های ارتباطی با سازمان
3. پاکت نامه جهت ارسال مکاتبات یا رد و بدل کردن قراردادها
4. کاغذهای یادداشت‌، برای یادداشت‌های غیررسمی، روزانه یا شخصی
5. فولدر (پوشه) که معمولاً برای نگهداری و بایگانی مدارک و اطلاعات استفاده می‌شود.
6. لیبل سی‌دی و دی‌وی‌دی که به سازمان‌یافتگی و نظم در شرکت می‌افزاید.
7. خودکار تبلیغاتی و سایر لوازم‌التحریر با برند شرکت

سربرگ اوراق اداری چیست؟

برگه‌هایی که معمولاً در قطع A4 ارائه می‌شوند و برای انجام بروکراسی و مکاتبات بین موسسات یا اشخاص حقیقی مورد استفاده قرار می‌گیرند. مواردی مثل نشانه و عنوان، آدرس، تاریخ، شماره، پیوست که این عناوین به حتماً باید در بالای برگه و ترجیحاً سمت چپ درج گردد. به طور معمول محل قرارگیری آرم و عنوان در بالای سربرگ پیش‌بینی می‌شود، این مورد به ویژه در سربرگ‌های ادارات دولتی به عنوان یک اصل رعایت می‌شود.

نقش کارت ویزیت در اوراق اداری

کارت ویزیت یک شناسنامه کوچک با اطلاعاتی مختصر از کالا، شرکت یا یک خدمت مورد ارائه است. با توجه به نوع فعالیت و مخاطبان شرکت باید در انتخاب نوع کارت ویزیت و هماهنگی آن با سایر اجزای اوراق اداری توجه کرد. در طراحی کارت ویزیت دکتر شاهمرادی، اطلاعات لازم از قبیل نام و نوع بیزنس، راه‌های ارتباطی و آدرس قید شده است.

پاکت‌نامه

پاکت‌نامه معمولاً بعد از طراحی سربرگ و برای مرسوله‌ها و قراردادهای شرکت طراحی می‌شوند. پاکت نامه معمولاً از جنسی صاف و ساده مانند کاغذ تهیه می‌شود، به شکلی که یک جسم صاف و تخت مانند سربرگ را در خود جای دهد.

عناصر اوراق اداری کدامند؟

• فرم و طرح اوراق
• خطوط و نقوش
• عکس و تصویرسازی
• لوگو و اسلوگان شرکت
• رنگ، بافت و جنس برگه‌ها

اصول طراحی اوراق اداری

• نیاز و نوع استفاده

قبل از طراحی اوراق اداری، باید نیازسنجی انجام شود، یعنی نوع فعالیت، ارتباطات و میزان بروکراسی شرکت سنجیده شود، سپس اوراق و فرم‌های اداری براساس نیاز سازمانی ایجاد و طراحی شوند.

• رعایت استاندارد

استاندارد طراحی اوراق اداری را در نظر بگیرید. انتخاب چنین فرمی، هزینه‌ها، ریسک کار و احتمال اشتباه و بی‌نظمی را پایین می‌آورد. این استانداردهای اوراق اداری در رابطه با کیفیت کاغذ، تعداد تیراژ چاپ، رنگ کاغذ و متد به کارگرفته شده برای ایجاد فرم و اوراق صدق می‌کند.

• رعایت یکپارچگی سیستم

هدف اصلی از طراحی اوراق اداری، ایجاد یکپارچگی در سیستم است و در عین حال سهولت در استفاده، قابل اصلاح بودن و کارآمدی با سیستم‌های شرکت.

• سهولت در درج اطلاعات

فرم و اوراق اداری باید به گونه‌ای طراحی شده باشند که امکان ورود اطلاعات را بدون هیچ مشکلی فراهم کنند. عواملی مثل سبک چاپ، متد ورود اطلاعات ( دستی یا کامپیوتری)، ترتیب ورود اطلاعات و … بر این سهولت تاثیرگذارند.

سخن پایانی

از آنجا که نظم مهم‌ترین بخش هر سیستم نظام یافته است، طراحی و چاپ اوراق اداری می‌تواند گام‌ بزرگی در راستای این هدف بردارد. اوراق اداری شامل سربرگ‌ها، کارت ویزیت، پاکت نامه و موارد این چنینی است. طراحی اوراق اداری همانطور که توضیح دادیم باید براساس قوانین سازمانی طراحی شوند.