هوش تجاری

تصمیم‌گیری یکی از مهم‌ترین و درعین‌حال پراسترس‌ترین بخش‌های زندگی روزمره افراد است؛ شاید به‌عنوان یک فرد بتوان فشار ناشی از تصمیم‌گیری برای خرید گوشی هوشمند جدید را بر دوش اولین ریویوی دیجی‌کالا منتقل کرد، اما در مقام مدیر، تصمیم‌گیری اجتناب‌ناپذیر است. مدیران هر روز و گاهی هر لحظه تصمیم می‌گیرند؛ حتی اگر بخواهند بسیاری وظایف را انجام ندهند، فراموش کنند یا حتی برون‌سپاری کنند، ناچار به تصمیم‌گیری هستند. تصمیم‌ها برای مدیران تیغ‌های مسیرند، آنها اجتناب‌ناپذیر بوده و نتیجه هر تصمیمی می‌تواند حیات یا بقاء کسب‌وکار را تحت تأثیر قرار بدهد.

ساده‌سازی پروسه تصمیم‌گیری معمولاً با دردست‌ داشتن اطلاعات درست و قابل‌اتکا، قابل حدس بودن آینده هر انتخاب و محدودکردن گزینه‌ها ممکن است و این درست خدمتی است که هوش تجاری و پیاده‌سازی آن به مدیران و به‌صورت غیرمستقیم به کسب‌وکارها می‌کند.

هرم دانش و تبدیل دیتا به هوش و خرد

هرم دانش طبق مدل DIKW به سیر تکامل و تبدیل دیتا به فهم و خرد اشاره دارد. در پایین‌ترین سطح این هرم دیتا به‌عنوان خام‌ترین بخش وجود دارد و پس از تکامل و پردازش به اطلاعات تبدیل می‌شود. پردازش لایه اطلاعات منجر به تولید دانش شده و تصمیم‌گیری درست از دانش تولید شده، می‌تواند خِرد ایجاد کند. خِرد در هرم دانش، به معنی استفاده از دانش تولید شده بر اساس اطلاعات جمع‌آوری‌شده از گذشته و حال برای پیش‌بینی است.

در سازمان‌ها نرم‌افزارهای مختلف ERP به‌صورت تخصصی وظیفه جمع‌آوری دیتای خام و ایجاد اطلاعات و گزارش‌دهی از بخش‌های مختلف مثل فروش، انبارداری، حسابداری و … به مدیران تصمیم‌گیر را دارند. در حالیه ممکن است داشتن این اطلاعات برای برخی مدیران کافی به نظر برسد، عده‌ای از مدیران هوشمند به دنبال تبدیل این اطلاعات به دانش و در نهایت خرد هستند تا با استفاده از آن بتوانند بفهمند ارتباط وضعیت منابع انسانی مرخصی کارکنان با فروش شرکت چیست؟ یا تغییر تأمین‌کنندگان ماده اولیه چه تأثیری بر بازگشت سرمایه داشته است؟ و این ضرورت است که هوش تجاری را متولد می‌کند.

هوش تجاری چیست؟

هوش تجاری (BI) فرایندی است که درنتیجه اعمال آن دیتای خام از فعالیت‌های شرکت جمع‌آوری‌شده و با اعمال مراحلی منجر به تصمیم‌گیری بر اساس داده می‌شود. هوش تجاری؛ تمام مراحل داده‌کاوی، مدیریت، ذخیره و تجزیه‌وتحلیل داده و مدیریت دانش را مانند چتری در برمی‌گیرد و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده پیش‌بینی منطقی از حوادث را آسان و قابل‌اتکا می‌کند.

هوش تجاری با نگاهی از بالا و مبتنی بر اطلاعات خام دریافتی به مدیران در تصمیم‌گیری برای بخش‌های مختلف سازمان در ایجاد عملکرد موردنیاز افراد و واحدها کمک می‌کند. استفاده هوشیارانه از هوش تجاری می‌تواند جریان موجود را تغییر داده و به حصول اهداف کلی شرکت مثل بازگشت سریع سرمایه، افزایش سود یا کاهش ضرر بیانجامد.

مراحل پیاده‌سازی هوش تجاری

فرایند پیاده‌سازی هوش تجاری به‌صورت خلاصه شامل سه مرحله می‌شود، اما پیش از آن لازم است انتظارات از سیستم هوش تجاری توسط مدیران مشخص شود. پس از مشخص‌شدن نوع و قالب گزارش‌های مورد انتظار مدیران لازم است:

1. اطلاعات جمع‌آوری شوند: بطور کلی ماهیت اطلاعات می‌تواند به‌صورت زنده و دینامیک باشد، در لحظه ایجاد و ذخیره شود یا اینکه به‌صورت تاریخچه‌ای در سیستم و از گذشته موجود باشد. در دسته‌بندی دیگر اطلاعات ممکن است ساختاریافته یا ساختار نیافته نیز باشد. ساده‌ترین مثال از اطلاعات برای یک وب‌سایت فروش شامل لوکیشن مشتریان، ساعات افزایش خرید مشتریان و مدت زمانی است که هر کاربر در سایت صرف می‌کند و میزان خرید هر مشتری است.
2. داده‌های قابل‌استفاده که با تجزیه‌وتحلیل سازمان‌یافته و مدل‌سازی داده‌ها از نرم‌افزارهای ERP هر واحد به‌دست‌آمده‌اند پس از extract در data warehouse جمع‌آوری می‌شوند. ساختار ویژه اطلاعات در انبار داده باعث می‌شود تا گزارش‌گیری تسریع شود و دانش تولید شده برای پیش‌بینی یعنی تبدیل دانش به خرد به بهترین سرعت و عملکرد خود برسد.
3. در نهایت اطلاعات transform شده و به‌صورت داشبورد در اختیار مدیران قرار گیرند. چنین فرایند جمع‌آوری اطلاعات و تولید دانشی را ETL می‌نامند.

OLAP متداول‌ترین روش در تحلیل داده در هوش تجاری

روش‌های مختلفی از BI وجود دارند که استفاده از آنها باعث بهبود تصمیم‌گیری می‌شود. متداول‌ترین روش پردازش تحلیلی برخط Online analytical processing یا بطور خلاصه OLAP است. با استفاده از این سیستم انبوهی از داده‌ها را از سیستم‌های عملیاتی دریافت شده و با تحلیل آنها اطلاعات پردازش شده در اختیار کاربران در سطوح مختلف قرار می‌گیرند. پردازش دقیق این اطلاعات توسط OLAP، از دل اطلاعات به‌دست‌آمده از سیستم عملیاتی، به‌صورت در لحظه برای سیستمی مانند بانک که دارای کاربران فراوان است اهمیت دارد؛ چرا که نتایج آماری قابل‌اتکا و با سرعت زیاد تولید می‌کند. دقت و سرعت و گزارش‌ها کوتاه سیستم پردازش تحلیلی برخط، در گزارش‌های تجاری، فروش و بازاریابی نیز کاربرد وسیعی دارد. شکل و نحوه پردازش اطلاعات چندبعدی در انبار داده‌های سیستم‌های OLAP باعث می‌شود، گزارش‌گیری به شکل دلخواه از میزان فروش در هر ماه، سال یا به شکل قیمت‌های متقاطع به‌راحتی انجام شود.

ابزارهای هوش تجاری

گستردگی و سهولت استفاده از ابزارهای مختلف BI، مدیران را مطمئن می‌سازد که همه فرایندها تحت کنترل است؛ اما افزایش تعداد و نوع داده‌ها و زیادشدن چالش‌های کسب‌وکار، کنترل را هر روز دشوارتر می‌سازد. امروزه ابزارهای مدرن و حرفه‌ای BI بدون نیاز به دانش گسترده‌ای از IT با نام‌های مختلف به جمع‌آوری، تحلیل، نظارت و پیش‌بینی سناریوهای آینده و ایجاد گزارش‌های تعاملی و ساده‌سازی فرایندهای تصمیم‌گیری کمک می‌کنند که در این بخش سه نرم‌افزار مطرح و متداول در این حوزه معرفی می‌شود:

• Datapine : دیتا پاین این امکان را می‌دهد داده‌ها از منابع مختلف متصل شده و به‌صورت پیشرفته مورد تجزیه‌وتحلیل قرار بگیرند. این راه‌حل قدرتمند که برای بسیاری از مشاغل قابل‌استفاده است، پس از تجزیه تحلیل داده‌ها با ایجاد یک یا چند داشبورد تجاری قدرتمند، گزارش‌های استاندارد یا سفارشی تولید می‌کند. ضمن آنکه هشدارهای هوشمندی دارد که آلارم ایجاد ناهنجاری در ارتباط با وضعیت هدف می‌دهد.
• SAS BUSINESS INTELLIGENCE: یکی از بهترین نرم‌افزارهای هوش تجاری است. SAS برای طیف وسیعی از افراد نظیر تحلیل گران متن، مهندسان اطلاعات و دانشمندان علوم اقتصادی کاربرد دارد. SAS Business Intelligence با کسب نمره 3 از سایت بازاریابی و ریویو  Capterra که در زمینه نرم‌افزارهای هوش تجاری فعالیت می‌کند، سطح مطلوبی از اعتماد و رضایت کاربران را به دست آورده است. در تجارت، SAS با تجزیه‌وتحلیل خودکار به‌وسیله یادگیری ماشین، می‌تواند به شما بگوید که مشتریان شما از کجا آمده‌اند. SAS قابلیت ادغام با برنامه‌های دیگر مثل Microsoft Office یا Office Analytics را دارد.
• Microsoft Power BI : یکی دیگر از ابزارهای متداول برای پیاده‌سازی هوش تجاری است. این نرم‌افزار مبتنی بر وب است و این مسئله اجازه استفاده بدون محدودیت از این نرم‌افزار را می‌دهد. پاور بی آی به‌عنوان یک تحلیل‌گر بی‌نقص دیتا، نتیجه تحلیل خود را به شکل مصور و در قالب نمودار، چارت و داشبورد در اختیار تصمیم‌گیرندگان قرار می‌دهد.

مزایای هوش تجاری

بدیهی است که بهترین تصمیمات تجاری آن‌هایی هستند که باعث افزایش درآمد، بهبود کارایی عملیاتی و کسب مزیت‌های رقابتی سازمان شوند؛ درست همان مزایایی که پیاده‌سازی هوش تجاری می‌تواند ایجاد کند:

• تسریع و بهبود تصمیم‌گیری
• بهینه‌سازی فرایندهای تجاری داخلی
• شناسایی قطب‌های بروز مشکلات تجاری در داخل و خارج از سازمان.
• شناسایی روندهای نوظهور در بازار و تجارت
• شناسایی و توسعه استراتژی‌های تجاری قوی‌تر
• شناسایی درآمدهای جدید و ایجاد فروش بالاتر
• کسب برتری نسبت به شرکت‌های رقیب.

تجربه نشان می‌دهد، استفاده درست از ابزار هوش تجاری و تجزیه‌وتحلیل داده‌های مشتری در بازاریابی باعث فروش بهتر و بهبود خدمات مشتریان می‌شود و تنگناهای زنجیره تأمین، تولید و توزیع پیش از تبدیل‌شدن به خسارت‌های سنگین مالی، شناسایی می‌شود.

جمع‌بندی

استفاده از هوش تجاری به دلیل کارکردها و مزایای وسیع آن، در بهبود پیش‌بینی کسب‌وکار، سوددهی بیشتر فرایندها و حتی تأثیر بر رضایت مشتریان، از یک انتخاب به ابزاری ضروری در اختیار مدیران مبدل گشته است. BI دیگر ابزاری منحصر به متخصصان IT نیست و گزارش‌های مفید آن برای بسیاری از کارکنان در سطوح مختلف به‌خصوص در سیستم‌های اجایل، مبنای تصمیم‌گیری و حرکت تیم است.